Microsoft 365는 편리한 협업 환경을 제공하지만 라이선스를 제대로 관리하지 않으면 불필요한 비용이 계속 발생할 수 있습니다.
실제로 많은 기업이 계정은 관리하면서도 라이선스는 점검하지 않아 매달 불필요한 비용을 지출하고 있습니다.
이번 글에서는 기업에서 가장 자주 발생하는 라이선스 관리 실수를 소개합니다.
1. 퇴사자 라이선스를 회수하지 않는 경우
퇴사자의 계정을 비활성화했지만 라이선스를 제거하지 않아 비용이 계속 발생하는 사례가 많습니다.
정기적인 계정 점검이 필요합니다.
2. 모든 직원에게 동일한 라이선스를 부여하는 경우
직무에 따라 필요한 기능은 다릅니다.
예를 들어
- 사무직
- 현장 직원
- 계약직
모두 같은 라이선스를 사용할 필요는 없습니다.
3. 사용하지 않는 계정을 그대로 유지
장기간 로그인하지 않는 계정도 라이선스를 사용하고 있을 수 있습니다.
관리자 센터에서 로그인 이력을 확인하는 것이 좋습니다.
4. 공유 메일함을 일반 사용자 계정으로 운영
대표 메일(sales@, info@ 등)은 공유 사서함으로 운영할 수 있는 경우가 있습니다.
환경에 따라 라이선스 절감 효과를 기대할 수 있습니다.
5. 라이선스 변경 이력을 관리하지 않음
담당자가 바뀌면서 누가 어떤 라이선스를 사용하는지 모르는 경우도 있습니다.
간단한 관리 문서만 있어도 운영이 훨씬 편리해집니다.
6. 정기 점검을 하지 않는 경우
Microsoft 365 환경은 계속 변경됩니다.
입사, 퇴사, 부서 이동이 발생할 때마다 라이선스를 점검해야 합니다.
실제 사례
직원 40명 규모의 기업은 정기 점검을 실시한 결과 사용하지 않는 라이선스 6개를 회수했습니다.
이를 통해 연간 라이선스 비용을 줄이고 필요한 사용자에게 재할당할 수 있었습니다.
라이선스 점검 체크리스트
- 퇴사자 계정 확인
- 미사용 계정 확인
- 라이선스 종류 확인
- 공유 사서함 운영 여부
- 관리자 계정 점검
- 분기별 라이선스 검토
자주 묻는 질문
Q. 라이선스를 제거하면 데이터는 바로 삭제되나요?
보관 정책과 서비스 종류에 따라 다를 수 있으므로 사전에 확인하는 것이 좋습니다.
Q. 라이선스는 언제 점검하는 것이 좋나요?
분기 1회 이상을 권장합니다.
Q. 사용자마다 다른 라이선스를 사용할 수 있나요?
네. 업무에 맞게 혼합 운영하는 기업이 많습니다.
결론
Microsoft 365 비용을 줄이는 가장 쉬운 방법은 새로운 할인 상품을 찾는 것이 아니라 현재 사용하는 라이선스를 정확하게 관리하는 것입니다.
정기적인 점검만으로도 불필요한 비용을 줄이고 운영 효율을 높일 수 있습니다.
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