Microsoft 365 라이선스 비용을 줄이는 가장 쉬운 방법 5가지

Microsoft 365를 사용하다 보면 생각보다 많은 비용이 발생합니다.

처음에는 직원 수만큼 라이선스를 구매하지만 시간이 지나면서 사용하지 않는 계정이나 불필요한 라이선스가 쌓이는 경우가 많습니다.

실제로 중소기업에서는 라이선스 관리만 제대로 해도 연간 수십만 원에서 수백만 원까지 절감하는 사례가 있습니다.

이번 글에서는 Microsoft 365 비용을 줄이는 방법을 알아보겠습니다.

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1. 퇴사자 계정 라이선스 회수

가장 흔하게 발생하는 문제입니다.

퇴사한 직원의 계정은 비활성화했지만 라이선스는 그대로 유지되는 경우가 있습니다.

확인 항목

• 퇴사자 계정
• 휴면 계정
• 장기 미사용 계정

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2. 라이선스 종류 재검토

많은 기업이 Business Standard를 사용하지만 실제로는 Office 프로그램만 사용하는 직원도 있습니다.

예를 들어

• Office만 사용 → Apps for Business
• 협업 도구 필요 → Business Standard

로 구분할 수 있습니다.

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3. 공유 계정 운영 점검

공용 메일함으로 충분한데 사용자 라이선스를 부여하는 경우도 있습니다.

대표 예시

• sales@
• support@
• info@

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4. 사용 현황 분석

실제 사용하지 않는 서비스가 많습니다.

예를 들어

• Teams 미사용
• OneDrive 미사용
• SharePoint 미사용

상황이라면 라이선스 구조를 검토할 필요가 있습니다.

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5. 정기 라이선스 점검

최소 분기 1회 이상 점검을 권장합니다.

체크리스트

• 신규 입사자
• 퇴사자
• 휴직자
• 부서 이동

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실제 사례

직원 30명 규모 기업 A사는 Microsoft 365 라이선스를 35개 운영하고 있었습니다.

점검 결과

• 퇴사자 계정 3개
• 미사용 계정 2개

가 발견되었고 라이선스를 정리하면서 비용을 절감할 수 있었습니다.

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자주 묻는 질문

Q. 라이선스를 제거하면 데이터가 삭제되나요?

일정 기간 보관 정책에 따라 다를 수 있습니다.

Q. Microsoft 365 라이선스는 언제든 변경 가능한가요?

플랜에 따라 다를 수 있습니다.

Q. 중소기업도 점검이 필요한가요?

오히려 중소기업이 관리 누락이 많습니다.

Q. 몇 개월마다 점검하는 것이 좋을까요?

분기 1회 이상을 권장합니다.

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결론

Microsoft 365 비용 절감은 복잡한 작업이 아닙니다.

계정과 라이선스 현황만 정기적으로 점검해도 불필요한 비용을 크게 줄일 수 있습니다.

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