매달 엑셀 파일 10개를 합친다면? 새 프로그램 결제 전에 Power Query부터 확인하세요

 

참고 화면: Microsoft Learn의 Power Query 폴더 데이터 미리보기. 파일 목록에서 취합할 대상을 확인하는 예시입니다.

매달 엑셀 파일 10개를 합친다면? 새 프로그램 결제 전에 Power Query부터 확인하세요

부제 : 부서별 매출·정산 자료를 반복해서 복사하고 있다면, 기존 Excel로 취합 작업을 줄이는 방법부터 확인하세요

같은 양식의 엑셀 파일을 반복해서 합치는 업무라면, 기존 Excel의 Power Query로 처리할 수 있는지 먼저 확인하세요.
파일마다 열 이름과 작성 방식이 다르다면, 자동화 프로그램 구매보다 입력 양식을 통일하는 것이 먼저입니다.
파일 수집부터 예약 실행·메일 발송까지 필요하다면, 데이터 취합과 전체 업무 자동화를 나누어 검토해야 합니다. Microsoft Learn

“월말마다 부서별 엑셀 파일을 열어서 하나의 보고서에 붙여넣고 있습니다.”

이런 업무에서는 복사하는 시간뿐 아니라, 자료를 빠뜨렸는지 확인하는 과정도 필요합니다. 그래서 AI나 업무 자동화 서비스를 추가로 결제해야 하는지 고민할 수 있습니다.

하지만 먼저 확인할 것이 있습니다.

지금 사용하는 Excel에 필요한 기능이 이미 포함되어 있는가?

Power Query는 여러 파일의 데이터를 가져와 정리하고 하나의 표로 결합하는 기능입니다. 한 번 작업 순서를 만들어 두면 다음 자료를 같은 방식으로 새로 고칠 수 있습니다. 이번 글은 Windows 설치형 Excel에서 같은 구조의 여러 파일을 하나의 데이터 표로 취합하는 상황을 기준으로 설명합니다. Microsoft 지원

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1. 어떤 회사 업무에 적합한지 먼저 구분하세요

같은 양식의 자료를 매달 받는 회사

각 부서가 동일한 양식으로 매출내역을 작성하고, 담당자가 이를 하나로 합치는 상황입니다.

파일마다 데이터 행 수는 달라도 열 이름과 데이터 구조가 같다면 Power Query의 폴더 결합 기능을 검토할 수 있습니다. Microsoft도 여러 부서의 월별 자료를 취합하는 작업을 대표적인 활용 예로 설명합니다. Microsoft 지원

이때 합치는 것은 각 파일의 데이터입니다. 여러 파일의 디자인과 인쇄 양식을 그대로 한 통합문서에 복제하는 작업과는 다릅니다.

파일마다 작성 방식이 다른 회사

어떤 부서는 ‘매출액’, 다른 부서는 ‘판매금액’이라는 열을 사용하고, 일부 파일에는 제목이나 합계가 데이터 사이에 섞여 있다고 가정해 보겠습니다.

이 경우에는 먼저 공통 양식을 정하는 편이 좋습니다. Power Query의 기본 파일 결합은 같은 구조의 자료를 대상으로 하므로, 구조가 다르면 별도의 변환 규칙이 필요합니다. Microsoft Learn

제각각 작성한 파일을 자동으로 정확하게 이해해 줄 것이라고 기대하기보다, 입력부터 맞추는 것이 중요합니다.

담당자가 없어도 정해진 시간에 처리되어야 하는 회사

매일 오전에 시스템에서 자료를 내려받고, 취합한 뒤 고객에게 보내야 한다면 범위가 더 넓습니다.

여기서 소개하는 방법은 폴더에 준비된 파일을 Excel에서 가져와 정리하는 과정입니다. 시스템 로그인과 파일 다운로드, 승인, 메일 발송까지 완성하는 절차는 아닙니다.

이런 회사는 취합 기능을 먼저 검증한 뒤, 남은 작업에 필요한 자동화와 운영 환경을 따로 설계하는 것이 좋습니다.

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2. Power Query 때문에 Excel을 다시 구매해야 할까요?

Power Query는 별도 프로그램만으로 제공되는 기능이 아닙니다.

Microsoft는 Windows용 Excel의 데이터 탭에 있는 ‘데이터 가져오기 및 변환’ 기능으로 안내합니다. Microsoft 365용 Excel과 Excel 2024 등에서 사용할 수 있으며, 데이터 원본별 지원 범위는 제품과 운영체제에 따라 다릅니다. Microsoft 지원

먼저 현재 PC에서 다음 메뉴를 확인하세요.

Excel → 데이터 → 데이터 가져오기 → 파일에서 → 폴더에서

회사가 적절한 사용권을 가진 Excel을 이미 사용하고 있고 필요한 기능을 지원한다면, 이번 폴더 취합을 위해 Power Query용 구독을 추가 구매할 필요는 없습니다. 다만 초기 설정과 검증에 사용하는 담당자의 시간은 별도의 운영 비용으로 봐야 합니다. Microsoft 지원

Mac이나 웹용 Excel을 사용한다면 같은 메뉴가 그대로 있다고 가정하지 마세요. Power Query 자체가 제공되더라도 가져올 수 있는 원본과 편집·새로 고침 범위가 다를 수 있습니다. Microsoft 지원

메뉴가 보이지 않는다고 곧바로 더 비싼 Microsoft 365 상품을 결제하지 말고, 현재 제품과 필요한 데이터 원본부터 확인하세요.

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3. 자동화 전에 원본 폴더와 입력 양식을 정리하세요

처음에는 실제 고객자료 대신 샘플 파일로 구성하는 것을 권합니다.

예를 들어 각 부서가 다음 네 개의 열을 사용하도록 정할 수 있습니다.

부서 / 거래일 / 주문번호 / 금액

열 이름과 데이터 형식이 일관되어야 합니다. 열의 순서가 반드시 같아야 하는 것은 아니지만, 처음 운영할 때는 순서까지 통일하면 담당자가 확인하기 쉽습니다. Microsoft 지원

각 파일의 데이터 영역을 Excel 표로 만들어 두세요

샘플 파일에서 실제 데이터 영역을 선택한 뒤 Ctrl + T로 표를 만듭니다.

머리글 포함 여부를 확인하고, 표 디자인 → 표 이름에서 SalesData처럼 이름을 지정하세요. 각 부서 파일에 같은 이름의 표를 사용하는 방식입니다. Excel 표 이름은 표 디자인 메뉴에서 변경할 수 있습니다. Microsoft 지원

이 글의 예시에서는 취합 대상 표에 제목용 행이나 중간 합계를 넣지 않고 거래내역만 담는 것으로 정하겠습니다.

취합 결과 파일은 원본 폴더 밖에 저장하세요

예를 들어 다음처럼 분리합니다.

C:\회사보고\원본\영업1팀.xlsx
C:\회사보고\원본\영업2팀.xlsx
C:\회사보고\원본\영업3팀.xlsx

C:\회사보고\결과\월간취합.xlsx

폴더 연결은 하위 폴더의 파일까지 목록에 포함할 수 있습니다. 따라서 원본 폴더 아래에 결과나 예전 자료를 함께 두면, 의도하지 않은 파일도 취합 대상으로 들어갈 수 있습니다. Microsoft Learn

원본에는 취합할 파일만, 결과에는 보고서만 저장하는 방식으로 구분하면 관리하기 쉽습니다.

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4. ‘폴더에서 가져오기’로 결합 규칙을 만드세요

새 통합문서를 만들고 다음 경로로 들어갑니다.

데이터 → 데이터 가져오기 → 파일에서 → 폴더에서 → 원본 폴더 선택

파일 목록이 표시되면 바로 결합하기보다 데이터 변환을 선택해 대상을 먼저 확인하세요. Microsoft 지원

파일 목록에서 불필요한 항목을 제외합니다

Power Query 편집기에서는 파일 확장명과 폴더 경로 등을 기준으로 필터링할 수 있습니다.

이번 예시처럼 .xlsx 파일만 취합한다면 해당 확장명만 남기고, 의도한 폴더의 파일인지 확인하세요. 이름이 ~$로 시작하는 항목이나 취합하지 않을 파일이 보인다면 제외하는 기준도 정합니다. Microsoft Learn

그다음 Content 열 머리글의 파일 결합 아이콘을 누릅니다.

샘플 파일에서 가져올 개체를 선택하는 화면이 나오면, 앞에서 만든 SalesData 표를 선택하세요. Power Query는 샘플 파일에 적용한 변환을 다른 파일에도 적용하는 구조로 결합합니다. Microsoft Learn

주문번호는 숫자보다 ‘식별자’로 생각하세요

데이터를 불러오면 날짜와 숫자 형식이 자동으로 지정될 수 있습니다. Power Query는 Excel 같은 원본에서 데이터 형식을 자동 감지하므로, 최종 형식을 직접 확인해야 합니다. Microsoft Learn

이번 예시의 기준은 다음처럼 정할 수 있습니다.

부서와 주문번호는 텍스트, 거래일은 날짜, 금액은 계산에 맞는 숫자 형식입니다.

특히 00125 같은 주문번호는 앞의 0도 정보입니다. 원본부터 텍스트로 보관하고, 자동 생성된 ‘변경된 유형’ 단계에서 숫자로 바뀌지 않았는지 확인하세요.

앞의 0이 이미 사라진 뒤 텍스트로 바꾸는 것은 원래 정보를 되살리는 작업이 아닙니다.

내용과 형식을 확인했다면 홈 → 닫기 및 로드로 결과를 워크시트에 불러옵니다. Microsoft 지원

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5. 가상 검증｜파일 세 개가 빠짐없이 합쳐졌는지 확인하세요

다음은 취합 결과를 검증하기 위한 가상 데이터입니다. 실제 운영 실적이나 성능 측정값이 아닙니다.

원본 파일거래내역 수금액 합계

영업1팀.xlsx	2건	250,000원
영업2팀.xlsx	3건	450,000원
영업3팀.xlsx	1건	300,000원
기대하는 취합 결과	6건	1,000,000원

취합 결과가 나타났다면 행 수와 금액 합계가 모두 맞는지 확인하세요.

그다음 거래내역 2건, 합계 500,000원이 들어 있는 파일을 하나 더 넣고 데이터 → 모두 새로 고침을 실행합니다. Excel은 연결된 원본의 변경사항을 다시 가져오는 새로 고침 기능을 제공합니다. Microsoft 지원

다른 조건이 같다면 기대하는 결과는 8건, 1,500,000원입니다.

이렇게 확인해야 “처음 세 파일은 합쳐졌다”를 넘어, 다음 파일이 들어와도 같은 규칙으로 처리되는지 검증할 수 있습니다.

오류가 사라졌다고 자료가 모두 들어온 것은 아닙니다

파일 결합에는 ‘오류가 있는 파일 건너뛰기’ 옵션이 있습니다. 이 옵션을 사용하면 문제가 있는 파일이 결과에서 제외될 수 있습니다. Microsoft 지원

정산 자료라면 오류를 없애는 것보다 어떤 파일이 빠졌는지 확인하는 것이 먼저입니다.

최종 확인은 다음 세 가지로 잡으세요.

예정된 파일이 모두 들어왔는가? 거래 건수가 맞는가? 금액 합계가 맞는가?

금액만 우연히 맞을 수도 있으므로 중요한 거래 몇 건은 원본과 대조하는 편이 좋습니다.

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6. 새로 고침과 ‘완전 무인 자동화’는 구분하세요

구성이 끝나면 담당자의 작업은 다음처럼 바뀔 수 있습니다.

같은 양식의 파일을 원본 폴더에 저장 → 취합 통합문서 열기 → 모두 새로 고침 → 결과 검증

연결 속성에서 파일을 열 때 새로 고치는 기능도 설정할 수 있습니다. 다만 이 설정을 했다고 PC와 Excel이 꺼진 상태에서도 정해진 시간에 보고서가 만들어지는 것은 아닙니다. 여기서 설명하는 것은 Excel의 데이터 새로 고침입니다. Microsoft 지원

따라서 유료 자동화를 비교하기 전에는 아직 사람이 해야 하는 일을 적어보세요.

회사 시스템에서 자료를 내려받는 일인지, 취합 결과를 승인받는 일인지, 정해진 시간에 보고서를 보내는 일인지 구분하는 것입니다.

그 후 외부 업체에는 다음처럼 요청하는 편이 좋습니다.

동일한 양식의 엑셀 파일을 폴더에서 취합하는 작업은 기존 Excel로 검증하려고 합니다.
추가로 필요한 것은 자료 수집, 예약 실행, 실패 알림과 담당자 인수인계입니다.
기존 기능을 활용하는 부분과 별도 개발·라이선스가 필요한 부분을 나누어 견적을 주세요.

단순히 “엑셀 자동화 얼마인가요?”라고 묻는 것보다 추가 비용을 지불하는 이유가 명확해집니다.

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마무리｜반복 작업을 줄이되, 확인 절차까지 없애지는 마세요

엑셀 파일을 매달 합친다고 처음부터 새로운 자동화 서비스를 구매할 필요는 없습니다.

먼저 기존 Excel의 지원 기능과 원본 데이터의 일관성을 확인하세요.

양식 통일 → 원본·결과 폴더 분리 → 결합 규칙 설정 → 새로 고침 → 파일 수·건수·금액 검증

이 순서로 구성하면 반복적인 복사 작업을 줄이는 방법을 시험할 수 있습니다.

그리고 남아 있는 수집·승인·발송 업무가 분명해졌을 때 추가 자동화를 비교하세요.

회사가 비용을 써야 하는 부분은 이미 보유한 기능이 아니라, 현재 환경으로 해결되지 않는 업무입니다.

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